Poko Janssen is examencoördinator bij de ICT-opleiding van de Haagse Hogeschool, één van de grootste opleidingen aldaar met ongeveer 250 – 300 studenten die jaarlijks afstuderen. Poko is verantwoordelijk voor het gehele afstudeerproces: vanaf het moment dat de studenten starten met afstuderen tot en met het moment dat ze hun diploma komen ophalen. Onze software voor examenplanning, Plato, helpt hem hierbij.

We hebben aan Poko gevraagd of hij zijn ervaringen met Plato wil delen. “Natuurlijk”, zei hij. In zijn verhaal voeren de steekwoorden: Probleemoplossend, Tijdsbesparend, Handig, en Krachtig de boventoon.

Probleemoplossend

“Het probleem dat moest worden opgelost met Plato was: Hoe kan ik het hele afstudeerproces van A tot Z regisseren en netjes bijhouden, zonder zaken over het hoofd te zien? Eind van het schooljaar zijn er ongeveer 150 studenten die allemaal binnen een periode van 2.5 – 3 weken een examenzitting hebben.

Ik moet twee examinatoren toewijzen aan iedere afstudeerder. Iedere gecommitteerde heeft zijn eigen expertise, dus ik moet goed kijken wie bij welke afstudeerder past. Vervolgens moeten nog lokalen worden gezocht bij iedere examenzitting. Dit alles moet tot in de puntjes worden gepland. Dat is een flinke klus voor één persoon.

Met Plato kan ik al die zaken overzichtelijk met elkaar combineren, met andere woorden: Wie gaan afstuderen. Wie moeten daarbij zijn. Op welke datum en tijdstip alle betrokkenen kunnen. En welke geschikte lokalen op dat moment vrij zijn. Met Plato genereer ik zonder gepuzzel het examenrooster.”

Tijdsbesparend

“Plato is voor mij dé planningstool die op communicatiegebied veel werk uit handen neemt. Met één druk op de knop stuur ik alle betrokkenen een mailtje wanneer en waar een examenzitting plaatsvindt. Ik bespaar hiermee enorm veel tijd.”

Handig

“Ik werk nu ongeveer twee jaar met Plato. We hebben op de Haagse Hogeschool vier keer per jaar een examenperiode en eigenlijk heb ik met Hans en Mike van Darwin-IT, de ontwikkelaars van Plato, in de afgelopen twee jaar elke examenperiode bekeken op welke vlakken we de applicatie kunnen optimaliseren. Hierdoor zijn er telkens nieuwe functionaliteiten bijgekomen. Dit alles ging heel organisch- of ik communiceerde waar ik tegenaan liep of zij kwamen met suggesties.

Daarnaast hebben de veranderingen die gepaard gingen met corona, ons ook geïnspireerd om Plato door te ontwikkelen. Van de ene op de andere dag moesten de examenzittingen online plaatsvinden, nu kan ik een link naar het virtuele lokaal aan de afspraakbevestiging toevoegen.

Voor corona ontvingen de examinatoren de benodigde documenten (beoordelings- en aanwezigheidsformulier) voor de examenzittingen op papier. Inmiddels gebeurt het verzenden, invullen en terugsturen allemaal via Plato. Ook is er een knop toegevoegd waarmee de betrokkenen hun examenrooster direct in hun digitale agenda kunnen plaatsen. In korte tijd heeft Darwin-IT dit alles ingebouwd. Enorm handig!”

Kracht

“De kracht van samenwerken met Darwin-IT is dat er veel ruimte is om te personaliseren; hierdoor is de tool echt ondersteunend aan ons examenproces. Plato is hiermee niet aan mij of aan mijn werkwijze gebonden. Ik kan het met een gerust hart overdragen aan mijn toekomstige opvolger.”

Ben jij naar aanleiding van de ervaringen van Poko benieuwd geworden naar onze planningsapplicatie Plato? Vraag dan nu een demo aan.