Wat wil jij anders aanpakken als je straks weer vol gas samen met collega’s en studenten op locatie aan de slag mag? Heb je bijvoorbeeld nagedacht hoe je slimmer en efficiënter kan werken om meer uit een werkdag te halen en je werkzaamheden binnen de gegeven tijd uit te kunnen voeren?

Het plannen van examenzittingen gaat vaak gepaard met stress, vooral tegen de deadline aan. Heeft iedereen al gereageerd, heb ik genoeg lokalen, zijn de gecommitteerden aansluitend ingepland? Of je krijgt op het laatste moment nog wijzigingen doorgestuurd die de hele planning in de war schoppen.

Heb je weleens overwogen om een ondersteunende applicatie te gebruiken die speciaal is ontwikkeld voor het plannen van examenzittingen? Zo’n applicatie biedt voordelen ten opzichte van het maken van een rooster in Excel of een algemeen roosteringspakket met eigenlijk te veel complexe functies. Om je een idee te geven hebben wij hieronder de voordelen van zo’n examenplanningsapplicatie op een rij gezet.

Voordeel 1) Een overzichtelijk dashboard

Met een applicatie die speciaal is ontwikkeld voor het plannen van examenzittingen heb je alle noodzakelijke informatie overzichtelijk op een dashboard. Zo zie je in één oogopslag of je actie moet ondernemen en wie je moet informeren.

Voordeel 2) Met een paar klikken uitnodigingen en reminders versturen

Je hoeft niet langer achter iedereen aan te bellen en te mailen. Met een applicatie kun je in een paar klikken afstudeerders, examinatoren en gecommitteerden uitnodigen om hun beschikbaarheid door te geven. Net zo gemakkelijk is het sturen van herinneringen.

Voordeel 3) Jij blijft in control

Er is geen reden meer om in de stress te schieten bij een last minute wijziging. Jij kunt net zo vaak een nieuw rooster generen op basis van de dan geldende gegevens. Herplannen is dus ‘piece of cake’ en de kans op fouten aanzienlijk kleiner.

Voordeel 4) Intuïtieve schermen

De coördinator heeft het dashboard met de procesgang ter beschikking. De gecommitteerden en examinatoren hebben een gebruikersvriendelijk scherm om hun beschikbaarheid in te vullen. Men kan vanaf iedere locatie inloggen via de computer, tablet of mobiele telefoon.

Voordeel 5) Samenwerken

Enorm handig is ook dat meerdere gebruikers kunnen samenwerken aan de planning. Excel is vaak aan één gebruiker gekoppeld, maar wanneer je met een applicatie werkt kan een collega de planningswerkzaamheden heel gemakkelijk overnemen. Zo is er geen man overboord bij onvoorziene afwezigheid.

Voordeel 6) Meer tijd voor andere werkzaamheden

Doordat het maken van een examenrooster met een examenapplicatie zo simpel wordt, bespaar je enorm veel tijd, zodat je het plannen van de examens makkelijker kunt combineren met je andere werkzaamheden.

Voordeel 7) Eenvoudig in gebruik

En denk je: weer een extra applicatie, dat wordt vast lastig, dan is juist een op de examenplanning toegespitste applicatie een stuk eenvoudiger dan je denkt. Je hebt het snel ‘in de vingers’. Lukt het een keer niet, dan is er een helpdesk beschikbaar waar jij terecht kan met al jouw vragen.

Bij Darwin IT helpen wij onze klanten om sneller en efficiënter te werken met behulp van slimme oplossingen. Vanuit deze missie hebben wij de examenplanner Plato ontwikkeld. Vind jij het belangrijk dat men in jouw onderwijsinstelling ook de vruchten plukt van een applicatie voor examenzittingen? Benut dan deze gelegenheid om kosteloos een demonstratie van Plato aan te vragen. Neem contact op of bel 070 26 28 871 voor meer informatie.