Nu de terrassen weer open zijn, gaan we massaal naar buiten om te genieten van de zomer. Zo zaten wij onlangs aan een tafeltje op 1,5 meter afstand van elkaar een gesprek te voeren over de versoepelde coronamaatregelen en het effect daarvan op onze selfservice-maatschappij.

Van tevoren hadden we via de website van het restaurant een tafeltje gereserveerd. De bestelde drankjes en bitterballen (ongezond, maar wel erg lekker) kregen we geserveerd op een aparte tafel, waar we ze vervolgens zelf konden afhalen: selfservice.

Selfservice bij Hogescholen

In het kader van de selfservice-maatschappij is het van belang dat ook het hoger onderwijs nadenkt over dit thema en aan de slag gaat met vragen als:

• Hoe werken medewerkers individueel vanuit huis, maar toch samen in een team?
• Hoe richt ik mijn processen in zodat er voldoende ruimte is voor iedereen?
• Hoe voorkom ik een te grote toestroom op piekmomenten?

Veelal logistieke vragen, die planning en organisatie vereisen, maar dan wel gedacht vanuit het individu. Waar we eerder vastomlijnde kaders hanteerden voor bijvoorbeeld roosters en klassen, is het nu belangrijk om de wensen en mogelijkheden van docenten, studenten en andere betrokkenen zodanig op elkaar af te stemmen dat je een optimale invulling kunt geven aan lessen, practica en examens. Selfservice technologie is hierbij een belangrijke katalysator.

Door slim gebruik te maken van technologie ondersteun je mensen bij het maken van de voor hen juiste keuzes. Denk aan het online boeken van een vakantie accommodatie. In tegenstelling tot vroeger ben je niet meer afhankelijk van vooraf samengestelde reisgidsen en de openingstijden van reisbureaus. Bovendien kun je remote inchecken voor een vlucht en zelf je stoel en extra reisvoorzieningen selecteren. Een ander voorbeeld is de online aangifte inkomstenbelasting, waarbij persoonlijke gegevens al voor je zijn ingevuld en waarbij de applicatie je ondersteunt om de ontbrekende gegevens aan te leveren. Selfservice biedt gemak, flexibiliteit en personalisatie, maar gaat ook gepaard met eigen verantwoordelijkheid.

Terug naar de hogescholen en het voorbeeld van de eindexamenzittingen. Zij kunnen natuurlijk qua dienstverlening niet achterblijven wanneer hun studenten gewend zijn om in het dagelijks leven gebruik te maken van allerlei selfservice voorzieningen.

Als studenten bijvoorbeeld zelf kunnen aangeven wanneer zij geëxamineerd willen worden, kunnen examenzittingen het hele jaar door plaatsvinden, in plaats van alleen in bepaalde vastgestelde weken.

Gemak

Een belangrijke voorwaarde voor het slagen van selfservice dienstverlening is dat alle betrokkenen gemakkelijk toegang hebben tot de applicatie en dat het gebruik ervan eenvoudig is. In het voorbeeld van de examenplanning betekent het dat zowel afstudeerders als gecommitteerden en examinatoren heel gemakkelijk hun wensen en beschikbaarheid kunnen doorgeven en dat de planningscoördinator de voortgang en kwaliteit eenvoudig centraal kan monitoren en alleen hoeft in te grijpen bij uitzonderingen.

Flexibel

Door de selfservice voorzieningen wordt de dienstverlening flexibeler en professioneler. Studenten die hun scriptie hebben afgerond kunnen sneller afstuderen. Zij hoeven niet meer maanden te wachten op het volgende afstudeermoment in een vooraf door de school bepaalde periode, maar kunnen kiezen voor een moment dat voor hen het beste uitkomt. Voor de planningscoördinatoren, de examinatoren en de gecommitteerden betekent dit geen piekbelasting meer. Het inplannen en online of fysiek afnemen van examens wordt op deze manier een doorlopende taak.

Eigen verantwoordelijkheid

Aan de voorkant wil je maatwerk leveren richting alle belanghebbenden, maar aan de achterkant zijn er wel degelijk (wettelijke)kaders. Zo biedt een applicatie vrijheid van selfservice binnen de kaders. Studenten zijn verantwoordelijk voor het doorgeven van hun planning, docenten en externen voor hun beschikbaarheid en de planningscoördinator voor het bewaken van het proces en de communicatie.

Door de introductie van de selfservice dienstverlening voor het plannen van eindexamens, BSA-gesprekken en andere zittingen waarbij studenten, docenten en mogelijk externen betrokken zijn, sluiten hogescholen aan op de maatschappelijke trend tot flexibilisering en personalisering.

Is jouw hogeschool al begonnen aan het moderniseren van de examendienstverlening? Wij hopen dat deze blog jou heeft geïnspireerd. Deel deze blog gerust met jouw collega’s.

Mocht je meer informatie willen over onze planningsapplicatie Plato, dan zijn wij je graag van dienst. Bij Darwin IT helpen wij onze klanten namelijk om sneller en efficiënter te werken met behulp van slimme oplossingen. Je kunt kosteloos een demonstratie van Plato aanvragen. Neem hiervoor contact op met Darwin IT of bel 070 26 28 871 voor meer informatie. Graag tot ziens.