Tamar Freeve, HvA over het plannen van examenzittingen
“Ik was voortdurend bang dat ik er niet op tijd uit zou komen”
“We deden de planning altijd handmatig. Het was enorm bewerkelijk. Met verschillende tools zoals Excel, FileMaker Pro en On-Stage. Veel plak en knipwerk dus. Ondertussen groeide het aantal studenten snel. Ik was voortdurend bang dat ik er niet op tijd uit zou komen.” Tamar Freeve, stagecoördinator op de faculteit DMCI van de Hogeschool van Amsterdam, weet zich de stress van het plannen van examenzittingen nog goed te herinneren. Met het planningssysteem PLATO is dat inmiddels verleden tijd.
PLATO is hét onlinesysteem voor het plannen van examens en stages in het HBO. Zonder goede planningstool is het organiseren van examenzittingen een flinke klus. En dat meerdere malen gedurende het studiejaar. De opleiding ICT bij de HvA bijvoorbeeld heeft vijf examenrondes.
Pilot
Tamar: “We zochten al langer naar een goede oplossing. We deden navraag binnen de HvA, we zochten online, via docenten; het leverde allemaal niets op. Totdat we hoorden van PLATO, dat toen al in gebruik was bij de Haagse Hogeschool. Na goedkeuring door de ICT afdeling hebben we een pilot gedaan en die is erg goed verlopen. Mede ook door de ondersteuning van Darwin-IT, de leverancier van PLATO.”
Self service
PLATO plant het hele proces in vier overzichtelijke stappen. Opstart en inlezen van de gegevens, ophalen van de beschikbaarheid van docenten en externen, aanmaak van het rooster en het bevestigen van de afspraken. Met name het bepalen van beschikbaarheid was voor Tamar een arbeidsintensieve klus: ”Plannen was vooral omgaan met een doolhof aan beschikbaarheden. Voorheen werken we met losse gegevensbestanden en mailmerge. De gegevens van de docenten kwamen uit een apart systeem waar ook de vrije dagen in stonden. Met PLATO vult nu iedereen zelf z’n beschikbaarheid in.”
Snelle roosters
Het hele proces gaat zo snel, dat agenda’s minimaal geblokkeerd blijven. Met een druk op de knop genereert PLATO een compleet rooster. Een klus waar voorheen enkele weken aan gewerkt werd! Planningen zijn niet definitief, de coördinator kan naar eigen inzicht zelf nog wijzigingen aanbrengen voordat er gepubliceerd wordt en zelfs externen de mogelijkheid geven om zelf hun bij te wonen zittingen te kiezen.
De bevestiging van de afspraken gebeurt ook door PLATO, automatisch en in de eigen taal van de docent, student of extern gecommitteerde. Tamar Freeve: “Die automatische communicatie en de selfservice heeft hier enorm veel rust gegeven. Ik kan me nu concentreren op mijn eigenlijke werk: zorgen dat alles rondom stages en examens goed geregeld is.”
Voor meer informatie: Mike Kruijsdijk: +31 6 555 04 553 of via mail: mike.kruijsdijk@darwin-it.nl.
PLATO 2.0 webinar
Donderdag 30 november 12:30 tot 13:00
Ervaar in een half uurtje alle nieuwe mogelijkheden.
Meld je hieronder aan!
